7 hábitos para organizar un torneo altamente exitoso
Organizar un torneo es una de las mejores prácticas para mezclar la pasión por un deporte con el trabajo. Mucho más satisfactoria cuando se alcanzan los resultados esperados. Pero, ¿cómo lograr el triunfo? Estos son los hábitos que debes tener para organizar un torneo exitoso.
La organización de eventos deportivos no es una tarea fácil, pero tampoco compleja. Son muchos los detalles que deben estar alineados para lograr cumplir con los objetivos pactados y las expectativas de los participantes. Todo esto será posible si utilizas las herramientas adecuadas y si cuentas con algunos hábitos fundamentales para alcanzar el éxito.
Claro está, hay organizadores con experiencia que ya tienen su propia fórmula, pero seguro tendrán en cuenta algunos de estos consejos. Por otra parte, si eres un novato y recién aprendes como organizar un torneo, este artículo es para ti.
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Ten en cuenta estos siete hábitos para comenzar el reto de organizar tu propio evento deportivo:
1. Sé proactivo para organizar un torneo
Aunque suene lógico, muchos no cultivan este hábito que resulta fundamental para organizar un torneo. Tiene que ver con la actitud frente a las cosas. Sin esta cualidad, difícilmente tus objetivos se cumplirán con resultados altamente efectivos.
La proactividad indica la capacidad que todos tenemos de afrontar la vida personal y profesional tomando la iniciativa. Es muy común responder a los acontecimientos con reacciones automáticas. Muchos tenemos la idea de que nuestra forma de actuar es un producto de la genética (soy el producto de mis antepasados), la psiquis (soy un producto de la educación que recibí), o del ambiente (soy un producto de las circunstancias).
Sin embargo, hay que derribar estas murallas mentales y tener la certeza de que podemos escoger un nuevo camino para cada situación. Tal como lo dijo Stephen Covey, autor del bestseller Los siete hábitos de la gente altamente efectiva:
«Podemos reescribir el guión de nuestra vida en cualquier momento.»
Y así es. Hay que hacer pleno uso de nuestras facultades para ser libres, y la proactividad se sirve precisamente de estas facultades.
Contrata al personal adecuado
Tú eres el líder del proyecto, pero debes rodearte muy bien. Saber elegir al equipo de trabajo te permitirá tener brazos en todos lados. Ellos te representarán en cada uno de los campos de la organización, recuerda que no eres omnipresente para estar en todos lados. El triunfo en la realización del evento dependerá en gran medida del personal organizativo y operativo.
Por ejemplo, los árbitros deben tener buen prestigio, el personal de protocolo debe ser cordial, el equipo logístico debe ser proactivo, y así en cada uno de los sectores de la organización.
2. Planifica, luego organiza
Planificar cada una de las partes del andamiaje del torneo es clave para que en su desarrollo todo funcione bien. Desde un presupuesto y calendario, hasta toda la parte de logística. ¿Cuál es la mala práctica en este sentido? La improvisación.
Cuando todo es producto de la improvisación no vas a estar preparado para resolver situaciones inesperadas. Todo lo contrario cuando has hecho una buena planificación, pues así estarás listo para cualquier imprevisto de última hora en cualquiera de los escenarios.
Dentro de esa planificación es importante tener un plan de contingencia claro y definido. En otras palabras, ser consciente de que si algo no funciona como lo habíamos visualizado, necesitamos reaccionar y tener bien claro un plan B. Tener un plan B es tener uno o varios planes de respaldo. Sobre todo en elementos fundamentales como el personal de seguridad, los logísticos o los comités (arbitrales, voluntariado, deportivos).
3. Define objetivos de tu torneo
Luego de planificar los detalles de un corte más logístico y operacional, viene la parte de la conceptualización. Debes definir los objetivos de tu torneo. ¿Qué quieres lograr? ¿Quieres rentabilidad o éxito sin tener en cuenta el dinero? Estas y otras preguntas debes hacértelas para organizar un torneo e identificar su meta principal.
Esto es clave para no disipar nuestra energía física y psíquica en actividades que no aportarán para alcanzar los objetivos. En cambio, si marcamos objetivos, tendremos que actualizarlos periódicamente. Una buena manera de empezar es visualizar el torneo mentalmente, solo después podremos hacerlo realidad. Y nuestros objetivos tendrán sentido, en la medida en que estén centrados en principios.
Establece primero lo primero
Este es uno de los hábitos de los que habla Covey en su libro. Permite poner en práctica nuestros objetivos de manera incesante y momento a momento con efectividad. Para esto, se requiere de voluntad y disposición para tomar decisiones día a día e, incluso, hacer algunas cosas que no nos gusta.
Parte de organizarse es establecer metas a corto (incluso diariamente), medio y largo plazo. Hay que sacar tiempo para pensar y planificar. Una buena forma de hacerlo es apartar el tiempo que invertimos en cosas inútiles y/o urgentes. Es decir, priorizar lo importante.
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4. Haz seguimiento de la organización
Tal como lo habíamos nombrado anteriormente, es vital hacerle seguimiento a esos objetivos día a día. Y esto también tiene que ver con la actitud y disposición nuestra frente a las cosas. Uno de los errores más comunes a la hora de organizar un torneo es dar por hecho las cosas y creer que todo está saliendo como se esperaba.
Hacer un checklist es muy útil en la organización de torneos porque ayuda a ver un mapa general de las tareas concretas a realizar: qué falta por hacer, cuáles se han realizado y cuáles están pendientes.
Este seguimiento debe hacerse en todas los campos que hacen posible el desarrollo del evento. Por ejemplo, en la parte de logística, proveedores, participantes (¿cómo les ha parecido el torneo?) o patrocinadores (verificar si están satisfechos con los resultado obtenidos).
5. Crea sinergias en el equipo organizador
Sinergizar es poder trabajar en equipo para que entre todas las partes sumen a un mismo objetivo. Tener buena relación con los distintos actores del evento (personal logístico, operativo, proveedores, participantes) es la base para que haya buena sinergia. Esto permite establecer nexos de cooperación verdaderamente efectivos para organizar un torneo exitoso.
Para esto, se debe tener seguridad interior, así como la mente abierta para recibir todo lo que el mundo exterior nos da. También, ser receptivos a todo lo que sucede a nuestro alrededor para aprovechar lo bueno y desechar lo malo. Hay que ser capaces de reconocer y valorar las diferencias psicológicas de cada persona para poder construir sobre fuerzas y neutralizar debilidades. Tener este hábito nos facilitará crear posibles sinergias con otras personas.
Pero, ¿con quiénes podemos generar sinergias?
Patrocinadores
Los patrocinadores son piezas fundamentales para generar ingresos. Claro, dependiendo del modelo de negocio del torneo. Hay dos maneras en las que pueden apoyar: con dinero o con elementos específicos, como material publicitario, equipación, canchas, hidratación, sonido, entre otros.
Además, si se busca prestigio, y con esto credibilidad, el evento puede llevar el nombre del patrocinador y así motivar a la gente a participar.
Proveedores
Mantener buena sinergia con los proveedores es importante en la cadena de producción del evento. Es posible que debas contactar con urgencia a alguno y te saquen de un apuro.
Es recomendable tener a mano los contactos de los diferentes proveedores para que sea fácil y rápido comunicarse con ellos. Lo ideal es tener varios para anticiparse a imprevistos.
Equipo de trabajo
Para organizar un torneo debes tener una buena relación con el equipo de trabajo porque este se convierte en tu familia laboral. Ideal que sean comités que velen por las actividades principales del torneo y que se haga bajo el marco ético y de buen comportamiento de la organización.
En otras palabras, un comité asegurará el correcto desarrollo de tu evento para que siga una línea concreta en su modelo.
6. Aprende a organizar un torneo del siglo 21
En este mundo digital en el cual estamos inmersos actualmente, no puedes quedarte con estrategias arcaicas. En cada uno de nuestros artículos siempre recalcamos esta parte. La tecnología y sus herramientas son para aprovecharlas. Estas nos permiten llegar a más gente con estrategias exactas y rentables. Además, le facilitan las cosas al usuario.
Inscripción accesible
Si la plataforma de inscripción es sencilla y accesible, habrá mayor interés en participar en el evento. De lo contrario, si el proceso es lento y engorroso, es posible que los interesados tengan poca motivación.
Redes sociales
Mantener las redes sociales de tu torneo de fútbol es vital. Es una opción de alto alcance y bajo coste. Cada red social tiene públicos y usos diferentes, por lo que debes tener estrategias claras y objetivos concretos para cada una.
Hay que mantenerlas activas. Esto genera una sensación de actualización permanente, un hecho positivo para aquellos interesados en tu torneo de fútbol.
Marketing
Es irrefutable trabajar correctamente con estrategias de marketing y relaciones públicas para dar a conocer el evento. En una era dominada por los millenials, por ejemplo, es importante poder viralizar la información de tu torneo en la etapa de promoción. Este grupo social, y la mayoría, acostumbran a compartir o hablar sobre los temas que le interesan, generando un voz a voz fuerte.
Luego de la etapa de promoción, viene el desarrollo del torneo. Aquí debes seguir con la misma apuesta digital. Tienes que poder generar gratas experiencias, tanto a los participantes como a los asistentes. Por eso, es muy importante organizarlo de una forma dinámica y divertida para asegurar que la pasen bien en el evento.
7. Pide ayuda a otros organizadores
Para organizar un torneo no se hace falta ser un experto. Si no tienes experiencia en la organización de eventos deportivos, pide ayuda a especialistas.
Debes poder confiar en alguien que sabe lo que tú desconoces para apoyarte en él. Quizá esa persona u organización tiene los contactos apropiados que tu evento necesita. O tal vez, tiene la experiencia necesaria para asegurarte una buena afluencia de público.
Obtendrás mejores resultados y aprenderás mucho más si te apoyas en las personas más experimentadas.
¡A ponerlos en práctica!
Al final, lo más importante para organizar un torneo es tener las ganas de querer realizar un evento exitoso. Y ser exitoso no está ligado al dinero, sino al nivel de satisfacción de los participantes.
Claro está que el tema económico es importante, mas cuando quieres vivir de esto. Sin embargo, no te desanimes si en tu primer intento el evento no fue rentable. Mira el lado positivo y piensa en que adquiriste experiencia para que en tu próximo intento veas los frutos.
Los eventos deportivos, además de que permiten incentivar y fomentar el deporte, representan un esparcimiento saludable. Ideal si, además, te generan beneficios económicos para tu propio bienestar. Todo se trata de ser paciente y perseverante.
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