🥇 Cómo organizar un torneo de fútbol 🥇 Campeonatos y ligas paso a paso

Para organizar un torneo de fútbol exitoso necesitarás algo más que tu pasión por el juego. Un torneo bien organizado puede beneficiarte tanto económicamente como en la promoción de tu club u organización. Además, representa en una actividad divertida para los equipos locales de fútbol. Pero claro, hay que saber hacerlo.

En este artículo te enseñamos cómo realizar torneos, torneos de verano o semana santa, ligas de fútbol base y ligas de fútbol rentables. Organiza cualquier tipo de competiciones que atraigan más equipos y patrocinadores temporada tras temporada sin que se vuelva en un trabajo estresante.

Sigue estos pasos sobre cómo crear un presupuesto, encontrar patrocinadores, contratar voluntarios, promover el evento, atraer más equipos y garantizar una logística sin retrasos para organizar el torneo de fútbol que siempre has soñado.

También podría interesarte: 7 hábitos para organizar un torneo altamente exitoso

Organiza tu torneo

¿Cómo, cuándo y dónde celebrar el torneo?

Antes de empezar a hablar sobre como organizar un torneo de fútbol. Es importantísimo saber como, cuando y donde lo vamos a celebrar. Elegir las fechas y el lugar es algo más importante de lo que parece. Pues de esto puede venir el éxito que obtengamos o no en la celebración del evento.

Es necesario investigar y analizar para elegir la fecha de celebración del torneo sobre todo, ya que el lugar vendrá condicionado por esta. Es imprescindible conocer los diferentes torneos celebrados a nuestros alrededor para saber mejor cuando podremos celebrar el nuestro.

Una vez decidida la fecha sin competencia o poca al menos para poder triunfar, debemos decidir donde celebrar el torneo. La celebración puede ser en un lugar público (necesario hablar con el ayuntamiento) o en una instalación privada. En esta última hay que elegir el lugar más pronto que tarde, para tener en cuenta los gastos, la localización y disponibilidad de uso.

¿Cómo atraer a los equipos que queremos?

Como bien sabemos para organizar un torneo o partido de fútbol necesitamos muchas cosas, pero lo más importante e imprescindible para que se dispute un partido es un balón y los jugadores.

Es importante la elección que debes hacer de los equipos que quieres que jueguen tu torneo. Debes hacer una selección en función de la repercusión quieras darle y creas que vas a conseguir.

Dependiendo el presupuesto que vayamos a tener nos inclinaremos por unos equipos u otros. Los equipos pueden ser locales, nacionales o internacionales.

Para conseguir equipos que den más repercusión a tu evento, lo más probable es que tú tengas que ponerte en contacto con ellos. Eres tú quien tiene que ir a buscarlos, contactar con ellos mediante algún conocido o su contacto email. Debes explicar bien como va a ser tu torneo, que pretendes con este y que nivel de equipos vas a traer.

Los diferentes equipos para venir a tu torneo puede exigirte varias cosas. Desde venir a todo pagado (viaje, alojamiento, manutención, etc…) hasta una parte, etc… Dependiendo el caché de equipos tendrán unos requisitos u otros.

Si la repercusión esta siendo buena y llegas a oídos de tus equipos locales, estos te pedirán poder participar en tu torneo. Teniendo así una mezcla de equipos locales con otros nacionales o internacionales. Esto para el torneo es bueno, tener una cantidad de equipos superior a los que pretendías hacer partícipes, ya que das imagen de ser un torneo solicitado.

Con un presupuesto adecuado puedes lograrlo

Como todo en la vida, las cosas buenas tienen su precio. Por eso es importante establecer un presupuesto concreto y una meta. Presupuestar un torneo de fútbol, puede ser difícil. Especialmente para aquellos que son anfitriones por primera vez.

Debes calcular cuánto estás dispuesto a gastar para así obtener una mejor idea de los costes involucrados, como alquilar un campo y comprar trofeos.

Es necesario crear una hoja de Excel para tener claridad en los costes y poder calcularlos fácilmente. Otros elementos a tener en cuenta son:

• Los patrocinios son ideales para financiar un torneo de fútbol porque pueden cubrir muchos costes.
• Cuando encuentres un campo, busca los precios de alquiler más bajos.
• Ten en cuenta los salarios del personal. Recluta voluntarios para ahorrar dinero. Trata de buscar entre padres de los jugadores participantes, peñas de los clubes, estudiantes universitarios y organizaciones que se especialicen en el servicio comunitario.
• Cotizar diferentes opciones de trofeos y campos puede ayudarte a obtener el precio más bajo. Las concesiones también pueden recaudar una cantidad de dinero interesante, pero asegúrate de tener todos los permisos necesarios.
• Antes de comprar suministros como trofeos, concesiones, comida, carteles, materiales para el check-in, kits para los equipos y camisetas para la organización, debes tener claro el número de equipos participantes.
• Recuerda las fechas límites, ya que algunos suministros hay que pedirlos con antelación. Ponte en contacto con tus proveedores para conocer los tiempos de entrega de los materiales y así tener todo listo el día de tu torneo.

¿De dónde provienen los ingresos?

En la partida de ingresos constarán todo lo que consigamos proveniente de los patrocinadores, el ticketing y las inscripciones.

Dependiendo el volumen que otorgues como porcentaje a cada uno de ellos tendrás un presupuesto mayor o menor. Sabiendo la repercusión ya que quieres darle al torneo, investigado la posible competencia que tienes y conociendo el nivel de gastos aproximado que vas a tener. Es en este momento es cuando debes plantearte cuanto conseguir con cada partida de ingresos.

Por norma general donde mayores ingresos se consiguen es con los patrocinadores, ya que el ticketing y las inscripciones por equipo depende del valor que tu quieras darle por la importancia del torneo. Y si es la primera vez que lo celebras no pueden ser un precio muy alto.

¿Cómo encontrar más patrocinadores para tu torneo de fútbol?

Los patrocinadores juegan un rol muy importante en la creación de un torneo de fútbol. Financiar un torneo con fondos propios puede ser agotador y, en última instancia, estresante.

Si tienes dificultades para financiar el evento, considera aumentar el precio de las entradas. También puedes buscar nuevos patrocinadores o crear múltiples propuestas de patrocinio a diferentes precios.

Evita uno de los mayores desafíos que enfrentan los organizadores. Encuentra empresas para patrocinar tu torneo de fútbol creando una propuesta que incluya:

• Detalles del torneo: nombre, fecha, ubicación, grupos de edad y una breve descripción.
• Qué puede ofrecer el torneo: visibilidad para la marca, ventas, sampling, mejora de la imagen corporativa, contribución a la comunidad.
• Exposición estimada: número de participantes y espectadores, exposición en la locación y cartel del torneo, menciones en redes sociales, visibilidad en la web oficial del torneo o en la web y aplicaciones móviles de Competize.
• Qué materiales necesita proporcionar el patrocinador: logotipo, pancartas, folletos
• Precio del patrocinio: es ideal crear varias opciones que ofrezcan distintos niveles de exposición a diferentes precios.

Teniendo este plan puedes contemplar una idea más concreta de quién es tu patrocinador ideal. ¡Ninguna marca es demasiado grande o demasiado pequeña! Ten en cuenta las empresas locales, ya que el torneo generará un gran impacto a nivel regional, en la comunidad alrededor del estadio o del campo.

Cuando contactes a los patrocinadores, crea una presentación profesional para generar confianza.

A la gente le gusta saber en qué está invirtiendo y tener una buena imagen te ayudará a cerrar más acuerdos. Por ejemplo, tener una marca sólida a través de las redes sociales, página web o aplicaciones móviles ayuda a crear credibilidad en la organización del torneo.

Crea página web para tu torneo

Activación del patrocinio deportivo

Una vez que se establezca la relación, mantén una comunicación frecuente. Recuerda que el objetivo de un patrocinador es cubrir los costes de un evento a cambio de publicidad. Asegúrate de que los patrocinadores se estén beneficiando de tu evento. ¡Es un gana-gana para todos! Es importante maximizar la exposición de los patrocinadores a través del sitio web, las aplicaciones móviles, las redes sociales e incluso la publicidad del evento.

Cuando el evento haya terminado, sigue en contacto con los patrocinadores, teniendo en cuenta tus próximos torneos. También, envía una nota de agradecimiento y realiza un informe. Este debe incluir un balance general sobre el impacto que tuvo el evento para los patrocinadores (apariciones en prensa o alcance en redes sociales)

También podría interesarte: Comparativa de diseño y desarrollo web para eventos deportivos según presupuesto

Plan de voluntariado, una estrategia para reducir costes

Contar con voluntarios es fundamental para ahorrar dinero, ¡así no tendrás que contratar tanto personal!

Ten en cuenta:

• Comunícate con los padres, peñas, universidades locales y organizaciones cívicas para buscar voluntarios. Estos pueden ayudarte en la logística del evento. Por ejemplo dar instrucciones a los participantes y espectadores, coordinar el alojamiento y transporte, vender refrescos y comida, entregar los premios, etc.
• Es mejor tener demasiados voluntarios que muy pocos.
• Asigna a todos los voluntarios un rol específico. Los voluntarios necesitan saber cuáles son sus funciones y cómo desarrollarlas correctamente.

Destaca tu torneo de fútbol con una buena promoción y publicidad

El nombre del torneo es clave. Ahí se describe, en pocas palabras, la esencia del torneo. Debes considerar aspectos como un detalle especial, su ubicación, valor agregado e intentar mostrar todo esto en el nombre y logotipo del evento.

Al crear un cartel (póster o afiche), materiales publicitarios, piensa en la marca del torneo.

Para el diseño del cartel de tu torneo de fútbol debes contemplar lo siguiente:

• Legibilidad: Fácil lectura a distancia.
• Incluir la información importante.
• Hacer múltiples versiones de tamaño para la promoción en diferentes canales.
• No saturarlo con tantas imágenes y textos.
• Pon el nombre del torneo en una fuente más grande y los detalles en una fuente más pequeña.
• En los detalles responde las preguntas: qué, dónde y cuándo.
• Si el torneo de fútbol es patrocinado, asegúrate de incluir los patrocinadores en el póster.

Cuando tengas el cartel listo comienza a promocionarlo en los distintos medios digitales posibles (página web, redes sociales, aplicaciones móviles, foros). Realiza varias publicaciones a la semana para informar sobre los avances de tu evento. En lo posible, menciona los equipos participantes en tus redes sociales. También, es importante tener varios carteles impresos para publicarlos por la ciudad donde se juega el torneo.

¡Atrae más participantes teniendo una fuerte presencia en línea y en toda la comunidad!

Consigue más equipos con menos trabajo

Pregúntale a los clubes y escuelas locales si pueden publicar tu torneo de fútbol en su boletín de noticias o si pueden distribuir tus carteles. Asegúrate de proporcionar detalles sobre cómo registrar los equipos y el contacto de la organización (correo electrónico y número de teléfono).

Es importante que los equipos proporcionen el nombre de su club, la categoría de edad, un contacto y una lista de jugadores.

Si tu torneo entrega las equipaciones, es importante que cada jugador proporcione su talla. Si no hay suficientes equipos en tu localidad, puedes organizar un torneo de fútbol con el formato «apúntate y juega». Así los jugadores pueden inscribirse para luego formar los equipos.

Después de que las inscripciones se hayan terminado, elabora un calendario del torneo que permita a cada equipo conocer los horarios de sus partidos. Asegúrate de que haya suficiente tiempo para cada juego, así como pausas para limpiar el campo entre partidos. Imprime los fixtures, entrégalos a los entrenadores o publícalos en tus redes sociales y web. De esta manera cualquiera podrá acceder al calendario en todo momento y desde cualquier lugar.

Evita las quejas con una logística impecable

Cuando busques una localización para tu torneo de fútbol, piensa en las condiciones del terreno. Cuántos campos se necesitan, disponibilidad de espacios adecuados para los asistentes, cercanía de servicios de baño. Elige una fecha que no entre en conflicto con otro torneo. Asegúrate de la disponibilidad de la locación. Asegúrate de que los campos estén óptimos  antes de que lleguen los participantes.

Ve a la locación el día anterior para revisar que todo esté bien. En la mañana siguiente, llega temprano al campo para preparar todo lo relacionado con el check-in: mesas, personal, kiosko, etc.

Los torneos de fútbol reúnen a muchos jugadores y fanáticos que necesitan reglas claras. Procura indicar las instrucciones del torneo en un sitio visibile y transcurrido. Acuérdate que tienes que cumplir con ciertas obligaciones que acordaste al alquilar el terreno, como mantenerlo limpio y cuidar el césped.

También puedes establecer estándares de un buen comportamiento y protegerte en caso de un incidente. Por ejemplo, establece reglas que permitan reservarse el derecho de admisión o expulsar a alguna persona que se esté comportando de una manera  inapropiada. Algunas reglas básicas son: No tirar basura, no pelear, no insultar, no dañar las instalaciones, no permitir el consumo de alcohol o drogas y no comer en el campo.

Dependiendo de tu país o estado, es posible que necesites comunicarte con la policía local y los departamentos de bomberos. En caso de una emergencia en el torneo, puede que necesites su ayuda. La contratación de la seguridad también puede evitar incidentes.

Dependiendo del tamaño de tu torneo de fútbol, algunos equipos tendrán que viajar para participar. Será necesario reservar hoteles y transporte para los asistentes del torneo, así que acomódalos buscando un lugar cercano y asequible.

Todos los jugadores deben tener una póliza de seguro para cualquier eventualidad. Si no tienen un seguro que aplique al lugar donde se realizará el torneo, ofréceles la contratación de un seguro al registrarse.

Actores principales de la organización del torneo de fútbol

Y llegando casi ya al final vamos a enumerar brevemente los diferentes departamentos que pueden participar en la organización del torneo, y sus tareas específicas a desarrollar:

Departamento de comunicación

Es el encargado de promocionar el evento, estar en contacto con la prensa y manejo de las redes sociales (algo muy importante en la actualidad):

• Diseño y edición del cartel del torneo.
• Dar difusión / promoción del evento.
• Información pre ,durante y post torneo, en redes sociales y prensa.

Departamento administrativo

Probablemente sea el que más tareas tiene, siempre dependiendo de la grande del torneo. Se encargan de tareas económicas, de recursos humanos, de protocolo y jurídicas. Se diferenciarían en la parte del pre-evento y el post-evento:

En el pre-evento vendría la mayor cantidad de trabajo ya que es necesario trabajar a contrarreloj para que todo este perfecto el día que empiece el torneo. Se encargan del control y creación del presupuesto, son los encargos de conseguir los ingresos de las formas que ya anteriormente hemos hablado:

• Búsqueda de patrocinadores.
• Coordinación con colaboradores.
• Solicitación de permisos.
• Control de pago de inscripciones.
• Elaboración de presupuesto.
• Organización presentación, inauguración y clausura del torneo.

En el post-evento son los responsables de llevar a cabo una evaluación de objetivos para mejorar las futuras ediciones:

• Autoevaluación.

Departamento deportivo

Se encargan de lo puramente deportivo, la recepción de los equipos, el control de fichas, control de voluntarios, supervisión de los partidos, sorteo de la competición….etc:

• Confección de horarios y partidos.
• Realización de sorteos.
• Elaboración de normas del torneo.
• Supervisión de los partidos.
• Control de participantes y resultados.

Departamento logístico

Es el departamento encargado de adquirir todo lo necesario material para que el desarrollo del evento se efectué de la mejor manera posible. Son los responsables de toda la logística (manutención, alojamiento material deportivo…etc):

• Preparación y planificación instalaciones.
• Montaje y recogida de materiales.
• Adquisición de manutención, materiales, premios…

¡Ya estás listo!

En estos seis pasos aprendiste como organizar un torneo de fútbol con pocos recursos. Lo importante es que tengas un presupuesto, logres cautivar a patrocinadores y tengas claro cómo promocionar tu torneo.

Empieza a profesionalizar la organización de tu torneo hoy mismo con Competize, el mejor gestor de torneos y ligas aficionadas. Ahorra tiempo eliminando tareas manuales, atrae más equipos y multiplica la exposición de tus patrocinadores. Permite a tus jugadores y seguidores ver los resultados de tu torneo en tiempo real como si estuviesen siguiendo en la Champions League. Crea tu cuenta gratuita y empieza administrar tus competiciones más fácil.

También podría interesarte: Programas y apps para organizar un torneo de fútbol

Organiza tu torneo

Estas son las claves para poder organizar un torneo de fútbol. A partir de aquí solamente hay que empezar a buscar todo lo que se necesita y así poder conseguir tener un torneo de fútbol con una buena organización y que todos los equipos salgan satisfechos de los partidos. Y también, que pueda aportar beneficios al mismo tiempo. ¿ Has organizado algún torneo de fútbol? ¿Harías mas recomendaciones para la organización? No dudes en responder en los comentarios para poder leer tus opiniones y recomendaciones.

Preguntas frecuentes sobre cómo organizar torneo de fútbol