Cómo gestionar un club deportivo 💰 Organización, funciones, gestión deportiva
Para gestionar un club deportivo con éxito es fundamental contar con un buen capital humano. Entre los aspectos claves figuran las habilidades de liderazgo y trato al público, que servirán en múltiples áreas del club: desde la contratación de personal y voluntarios, hasta coordinación de deportistas y captación de socios. Además, es importante conocer la legislación que rige a los clubes deportivos y las funciones que debe cumplir un club frente al público, sean trabajadores, jugadores o socios.
Aparte de la administración del personal y deportistas, otra de las principales funciones de un club deportivo es la gestión de actividades deportivas y organización de eventos. Para estas áreas se requiere de una gran capacidad de planificación y ejecución. El gestor de un club deportivo debe saber determinar objetivos, fijar un plan de acción, encargarse de la logística, realizar evaluación etc.
Y para que la entidad crezca a largo plazo, a la hora de gestionar un club deportivo es primordial la administración financiera, desde elaboración de presupuestos hasta negociación de patrocinios. Hay que conocer los gastos e ingresos del club, realizar un seguimiento continuo de los flujos de caja y cumplir con las obligaciones fiscales. Por último, la dirección de un club deportivo debe dominar la comunicación, tanto interna como externa. Para familiarizarte con cómo gestionar un club deportivo en todas estas áreas, no te pierdas los detalles que te dejamos a continuación.
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Contenidos
Gestionar un club deportivo – Personal y voluntarios
La mayoría de los clubes deportivos progresan no solo por su personal contratado. En su desarrollo se ve reflejada también la colaboración de muchas personas en forma de voluntariado. Los voluntarios son un aspecto clave en la gestión deportiva y para su participación existe un marco legal que lo regula. En estas leyes se recogen las características, obligaciones y derechos de las organizaciones y de los voluntarios. La principal cuestión que se debate entorno al voluntariado es su diferenciación respecto a una actividad laboral. La principal diferencia es que en el voluntariado no hay retribución por el trabajo hecho. Es decir, un voluntario no cobra un salario. Aún así, debe recibir una compensación de los gastos que genera el desarrollo de su actividad para gestionar un club deportivo.
La organización y la persona voluntaria deben firmar por escrito un acuerdo de prestación voluntaria. Esto, deberá mostrar el acuerdo voluntario y altruista. También deberá expresar la relación de derechos y deberes de la persona y de la organización. Además, se señalaran las funciones y tareas que realizará el voluntario. Pero no es la única condición necesaria. Si la compensación no está debidamente justificada, un tribunal puede reconocerlo como una relación laboral. Además, se debe tener en cuenta la legislación en cuanto a las dietas y gastos de desplazamiento del voluntariado.
Funciones del club respecto a las personas voluntarias
La normativa impone una serie de obligaciones de las organizaciones para contratar a voluntarios:
- Elaborar un estatuto del voluntariado en la organización.
- Dotar a las personas voluntarias del apoyo y los medios adecuados para sus funciones.
- Proporcionarles la formación necesaria.
- Cumplir los compromisos dictados en el acuerdo firmado.
- Llevar un registro de altas y bajas del personal voluntario.
- Cubrir los daños y perjuicios que pudieran ocasionar a terceros durante su actividad.
- Efectuar el reembolso de los gastos ocasionados por la actividad voluntaria.
- Facilitar a la persona voluntaria una acreditación que le identifique durante su actividad.
La contratación de personal del club deportivo
A diferencia del voluntariado, en la gestión deportiva de los deportistas y el resto de personal del club se aplica una legislación diferente. El personal se rige por el Estatuto de los Trabajadores. Sin embargo, los deportistas son regulados con normas específicas que se regulan la relación laboral especial de estos.
Para gestionar un club deportivo, concretamente los contrato, se deberá asumir unas obligaciones y responsabilidades:
- Formalizar por escrito los contratos.
- Aplicar las normas mínimas sobre condiciones de trabajo.
- Dar de alta y cotizar en la Seguridad Social por los trabajadores a su cargo.
- Aplicar del Convenio Colectivo correspondiente.
- Aplicar la legislación en materia de riesgos laborales.
Gestionar un club deportivo – Deportistas
Las y los deportistas son la base de nuestro club deportivo y el eje de nuestra actividad. Por ello, debemos conseguir que trabajen en las mejores condiciones posibles. Así pues, todas las áreas de trabajo para gestionar un club deportivo deberán enfocarse en los siguientes conceptos:
- Captación de deportistas
- Organización de la actividad deportiva
- Gestión económica
- Comunicación del club deportivo.
Es importante la planificar nuestras actuaciones y cómo ejecutarlas. Además, debemos evaluar posteriormente su rendimiento para así detectar errores y aciertos.
Captación y organización de deportistas
Por lo general los clubes deportivos no tienen la capacidad para contar con un elevado número de deportistas por temporada. Por ello, es necesario ser selectivo y crear una buena actuación de captación.
El primer paso sería planificar las acciones que vamos a llevar a cabo para conseguir este objetivo. Para ello, debemos identificar los posibles lugares para la captación. Un momento y lugar idóneo para ello son los centros escolares cuando finaliza un curso. Aún así, las acciones de captación deben ser constantes a lo largo del año.
Hay algo que debemos plantearnos también para la captación de deportistas. ¿Cuánta gente podemos incorporar cuando queremos gestionar un club deportivo? Podemos querer captar a muchos jugadores, pero debemos pensar en si tenemos capacidad para ofrecerle un sitio a todas estas personas. En ocasiones, la disponibilidad de instalaciones, los recursos económicos o el personal del club deportivo no nos permite abarcar más actividad.
Además, podemos realizar campañas de comunicación, promocionar nuestra actividad o hacer jornadas de puertas abiertas. También podemos colaborar con centros escolares o realizar actividades en espacios públicos. Debemos pensar cualquier otra actividad que pueda ayudarnos a acercar a la gente al club deportivo.
Otro aspecto clave de la gestión deportiva de un club es su sistema de captación. Para ello, tenemos que recoger toda la información de las actividades realizadas y sus resultados. Esto significa recoger el número de personas que participan y el de personas captadas. Esto se hace para poder evaluarlas posteriormente. Dos claves fundamentales en las campañas de captación son:
- La aplicación de criterios de igualdad. Debemos hacer un especial esfuerzo en la promoción de la actividad entre las mujeres
- Aplicación de criterios de equidad. Hay que abrir la actividad a todas las personas. Incluso podemos favorecer la participación de aquellas que más dificultades pueden tener.
Formación del personal del club
El deporte tiene consecuencias tanto en el desarrollo físico como psicológico de los deportistas. Por ello, cuando queremos gestionar un club deportivo, tenemos una responsabilidad en su desarrollo.
Para el desarrollo físico, desde el club deportivo debe se deben aplicar unos requisitos básicos de calidad para no comprometer la salud de los deportistas. Los responsables de gestionar un club deportivo, en concreto, de la preparación física deben tener conocimientos adecuados sobre Ciencias de la Actividad Física y el Deporte. Deben ser capaces de adaptar la preparación física a las características individuales de los deportistas y a la disciplina deportiva que se realiza. Además, hacer un seguimiento médico periódico permitirá al club ver que la preparación física que se realiza no tiene efectos negativos en su desarrollo.
Otra cuestión es la formación de los valores. El deporte es un medio ideal para la transmisión de valores. El trabajo en equipo, la responsabilidad, el esfuerzo, el compromiso, la constancia, la convivencia, etc. Para ello, debemos entender qué valores estamos trasladando desde nuestro club. En el marco de la gestión deportiva hay que plantearse qué valores tenemos como institución y si los estamos plasmando adecuadamente. Es también importante contar con entrenadores con formación y capacidad para la educación de valores. Para ello, los clubes deportivos debemos formar al cuerpo técnico. Esta formación debería incluir aspectos técnicos y educativos.
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Gestionar un club deportivo – Actividad deportiva
Planificación deportiva
El club deportivo debe planificar su actividad deportiva tanto a corto plazo, como anualmente e incluso a largo plazo. Esto servirá para establecer los objetivos e idear estrategias para su consecución. El plan deportivo deberá contemplar las siguientes cuestiones:
- Itinerarios y actividades deportivas que se realizarán.
- Modalidades de las actividades deportivas.
- Categorías en las que se ofrecerá la práctica.
- Itinerario de participación y rendimiento.
- Condiciones de participación: libre o por invitación.
- Entrenamientos. Horarios y número de sesiones semanales.
- Materiales e instalaciones de entrenamiento.
- Qué se trabajará en los entrenamientos.
- Metodología de los entrenamientos.
- Personal técnico responsable.
- Evaluar los objetivos logrados.
Organización de eventos
Organizar eventos es una actividad muy habitual en los clubes deportivos. De cara a una correcta organización y gestión deportiva, estos son algunos aspectos a considerar:
- Definir el target al que nos dirigimos.
- Descripción de la actividad que realizaremos.
- Definir los objetivo por los que organizamos el evento.
- Establecer una fecha y horario.
- Definir una duración. Esta no debe ser muy larga ni muy breve.
- Concretar las diferentes actividades que se incluirán en el evento.
- Identificar los recursos materiales, las instalaciones y las personas necesarias para la correcta organización.
- Presupuesto: Estimación de gastos e ingresos necesarios.
- Precio: la actividad puede ser gratuita o de pago, en este caso debemos fijar un precio por la participación.
- Promoción del evento a través de los medios propios del club y otros.
Gestionar un club deportivo – Plan financiero
Es importante realizar una correcta planificación económico-financiera de la actividad de la entidad deportiva. Esto nos servirá para ver si hemos logrado o no los objetivos marcados. Además, con ello podremos prever los gastos e ingresos que tendremos durante un periodo de tiempo determinado. Esta planificación podemos hacerla para diferentes plazos de tiempo. Aún así, es recomendable hacer una planificación para cada temporada. Esto es conocido como presupuesto anual.
Gestión de gastos del club
En función de la actividad de la entidad puede haber diferentes tipos de gastos. Los más habituales para gestionar un club deportivo son:
- Desplazamientos y estancias en competiciones.
- Compra de material deportivo y de oficina.
- Suministros (luz, agua, gas, teléfono, etc.).
- Sueldos y salarios.
- Servicios y seguros.
- Publicidad y promociones.
- Reparaciones.
- Alquileres.
- Gastos federativos.
Gestión de ingresos del club
Es importante hacer una estimación de los ingresos que podremos generar para cubrir los gastos. Algunos ingresos habituales por gestionar un club deportivo son:
- Cuotas de socias y socios.
- Abonos.
- Patrocinio.
- Ingresos por publicidad.
- Subvenciones.
- Convenios de colaboración.
- Venta de material deportivo y otros servicios.
Es muy importante para gestionar un club deportivo hacer una buena previsión de tesorería. La entrada de efectivo se realiza en momentos muy concretos y con plazos muy largos. Aun así, la mayor parte de los gastos deben afrontarse a lo largo del año. Esto genera grandes tensiones de tesorería en los clubes deportivos. Esto sucede porque los clubes no siempre tienen dinero disponible para afrontar las deudas a corto plazo. La planificación de tesorería consiste en proyectar los momentos de los pagos y los cobros. Una buena gestión deportiva y financiera puede prever esos momentos en los que el club va a tener dificultades para afrontar las deudas.
Gestionar un club deportivo – Patrocinios
El patrocinio se caracteriza por ser una colaboración publicitaria. La entidad patrocinadora paga a la entidad patrocinada a cambio de acciones publicitarias en sus actividades. El pago puede ser tanto en forma de dinero como en bienes o servicios. Aún así, siempre debe ser valorada económicamente.
El contrato de patrocinio se trata de una prestación de servicios sujeta al IVA. Se deberá repercutir el 21% de IVA por esta prestación. Para gestionar un club deportivo, se debe elaborar un dossier para posibles entidades patrocinadoras. Esto será la herramienta clave para convencer a empresas y marcas para invertir en nuestra actividad deportiva. El dossier incluirá al menos la siguiente información:
- Quiénes somos
- Historia del club deportivo
- Actividad que realizamos
- Misión, visión y valores de la entidad.
- Nuestro proyecto.
- Información de temporadas anteriores.
- Presencia del logotipo de la entidad patrocinadora.
- Posibles desgravaciones fiscales.
- Precio del patrocinio.
Gestión de convenios de colaboración
El convenio de colaboración obliga a las entidades beneficiarias a comprometerse a difundir la participación del colaborador en las actividades. Para formalizar esta gestión deportiva, el compromiso debe realizarse por escrito. Para llegar a esta colaboración, se llega a un acuerdo económico. En este caso, al entenderse como una prestación de servicios no sujeta, no se deberá repercutir IVA.
Gestionar un club deportivo – Comunicación
Para gestionar un club deportivo, sea grande o pequeño, se debe prestar una gran atención a la parte de la comunicación. El club debe comunicar su actividad e interactuar con su entorno como estrategia básica. La comunicación de un club deportivo puede ser:
- Comunicación interna: sucede entre las personas del propio club (la Junta Directiva, el cuerpo técnico, deportistas, etc.).
- Comunicación externa: es aquella que se realiza entre la entidad y sus seguidores. Esto puede ser tanto directamente entre el club y los aficionados, como con medios de comunicación.
Además, por lo general los clubes deportivos deben mantener una comunicación constante con los padres, madres o tutores de los jugadores. La forma de comunicación más fácil y común es el uso de aplicaciones de mensajería instantánea. Aun así, este tipo de aplicaciones presentan determinados problemas.
Hay situaciones en las que un club debe ponerse en contacto con las personas que pertenecen a él. Esto puede suceder para informar sobre actividades o eventos. También para notificar sobre la llegada de material deportivo o sobre problemas con las cuotas. Incluso, para avisar sobre la disponibilidad de un jugador o sobre cambios de hora.
Ante los problemas que conllevan los servicios de mensajería instantánea, la mejor forma es el uso de herramientas específicas para esta tarea. Con esto, los clubes deportivos pueden organizar sus comunicaciones de manera eficaz. Estas herramientas ayudan a mantener una comunicación más ordenada y limpia. Facilita la comunicación de los directivos. Además, les permite ahorrar tiempo y ganar claridad para comunicarse.
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Excelente